Обучающее видео “Работа с кассами и денежными операциями в РемОнлайн” доступно на нашем Youtube-канале.

Любая компания ежедневно производит разные формы денежных расчетов. Движение денежных средств внутри компании и за ее пределами – это непрерывный процесс, который полностью характеризует деятельность фирмы. И его контроль необходим любой организации. Здесь мы подробно описали эту возможность в РемОнлайн.

Наличие нескольких касс помогает в ведении учета.

Например, можно разделить их по названию и типу “Наличная” и “Безналичная”. Или у вас предусмотрена отдельная касса для офисных расходов, в таком случае также рекомендуем создавать соответствующие кассы, чтобы в дальнейшем видеть движение денег конкретно по ним.

Создание новой кассы

На странице “Финансы > Платежи” можно добавить новую кассу.

Для этого нажмите “+ Добавить кассу”, после чего откроется диалоговое окно редактирования кассы.

1. Напишите название кассы и укажите ее тип.

Касса компании — будет доступна во всех локациях. Такие кассы отмечены соответствующей иконкой.

Кассу компании можно использовать в случаях, когда у вас один расчетный счет для всех локаций. Или же когда у вас для 2-х локаций один и тот же расчетный счет, то можно создать кассу компании и дать доступ только тем сотрудникам, которые работают на этих 2-х локациях.

Касса локации — будет доступна только для той локации, которую вы укажете.

Вы можете отметить чекбокс “Виртуальная касса”, если вы хотите, чтобы платежи из этой кассы не отображались в общей финансовой отчетности.

Обратите внимание, что платежи в виртуальной кассе нельзя фискализировать.

2. Укажите способ расчета ー наличная или безналичная.

Способ расчета особенно важен, если вы используете фискальное устройство (ККМ, ККТ, РРО, онлайн-касса). Так как это способствует корректной передаче признака кассы в фискальный чек.

От выбранного способа расчета зависит отображение касс при проведении транзакций. То есть, когда вы будете выбирать форму оплаты “Нал”, то вы сможете выбрать кассы с признаком “Наличная”. Если же вы будете выбирать форму оплаты “Безнал”, то в списке будут только кассы с признаком “Безналичная”.

3. В поле “Фискальное устройство” выберите фискальный регистратор.

После проведения платежа по заказу или продаже в эту кассу, вы сможете распечатать фискальный чек на выбранном фискальном регистраторе. Подробнее о настройке и подключении фискальных устройств в этой статье.

Кассы, в которых используется фискальное устройство отмечены соответствующей иконкой.

4. Укажите доступные действия для этой кассы.

Важно: эта настройка доступна с тарифа “Бизнес” и выше.

Видеть остаток денег в кассе — открывает доступ к просмотру баланса кассы, колонке “Остаток” в движении денег по этой кассе, и к выбору этой кассы в отчете “Всего денег”.

Видеть денежный поток — открывает доступ к просмотру движения денег именно в этой кассе.

Входящие операции

Приход — доступ к внесению средств в кассу. Если доступ выключен, то сотрудникам будет недоступна кнопка “+ Приход”. Также такая касса будет недоступна для выбора при оплате заказов, продаж, возвратов поставщику и авансов от клиента.

Перемещение — право, которое дает возможно перемещать деньги в эту кассу. Если доступ выключен, то эта касса недоступна для выбора при перемещении из других касс.

Исходящие операции

Расход — доступ к изъятию средств из кассы. Если доступ выключен, то сотрудникам будет недоступна кнопка “+ Расход”. Также такая касса будет недоступна для выбора при оплате оприходования, возвратов и выплат клиенту.

Перемещение — право, которое дает возможно перемещать деньги из этой кассы в другие кассы. Если доступ выключен, в этой кассе не отображается кнопка “Перемещение”.

5. Предоставьте доступ сотрудникам.

Для этого перейдите на вкладку “Доступ”. Здесь вы увидите таблицу со всеми активными сотрудниками.

Обратите внимание, что предоставляя доступ сотрудникам к кассе, вы также даете доступ к фискальному устройству этой кассы.

В тарифном плане “Бизнес” и выше доступна расширенная настройка доступа сотрудников к кассам. То есть вы можете разрешить сотрудникам совершать все операции, указанные на вкладке “Общие” или настроить персональный доступ каждому сотруднику к одной и той же кассе.

По умолчанию каждому сотруднику будет предоставляться тот доступ, который вы указали на вкладке “Общие”. Для редактирования доступа дважды кликните на имя сотрудника и выберите права.

Доступные для кассы — это права, которые вы установили на вкладке “Общие”. Обратите внимание, что “Доступные для кассы” права автоматически меняются, если вы измените их на вкладке “Общие”.

Например, вы установили допустимые действия для кассы “Приход” и “Расход”. Затем дали сотруднику права “Доступные для кассы”. Если вы измените допустимые действия для кассы, например добавите “Видеть денежный поток”, то сотрудник автоматически получит это право.

Персональные — здесь можно изменить набор прав, то есть расширить или сузить доступ для конкретного сотрудника.

Обратите внимание, что “Персональные” права приоритетнее чем “Доступные для кассы”. То есть, если вы измените допустимые действия для кассы на вкладке “Общие”, это никак не повлияет на “Персональные” права.

Все — при выборе этих прав сотруднику будут предоставлен полный доступ к кассе, независимо от указанных настроек на вкладке “Общие” (так называемый “Режим Бога”).

Важно: сотрудник сможет выполнять только те действия, которые разрешены в настройках его роли! Например, в роли сотрудника нет права “Может видеть остаток денег в кассе”, а в персональных настройках вы даете доступ “Видеть остаток денег в кассе”. В таком случае роль сотрудника более приоритетна и сотрудник не сможет видеть остаток денег во всех кассах.

6. Нажмите на кнопку “Сохранить”.

Редактирование кассы

Чтобы редактировать кассу, наведите курсор на плитку кассы ー в правом верхнем углу появится шестеренка. Нажмите на нее, внесите нужные изменения в окне редактирования кассы и сохраните.

Удаление кассы

Откройте окно редактирования кассы, нажав на шестеренку в верхнем углу. Затем нажмите на кнопку удаления.

Важно: чтобы удалить кассу, в ней не должно быть денег. Обнулить кассу можно создав расход на всю сумму или переместив средства в другую кассу.

Расположение кассы

По умолчанию, кассы сортируются в алфавитном порядке. Для удобства можно настроить расположение касс, для этого просто потяните за плитку кассы.

Виды транзакций

В кассах есть определенные виды транзакций:

  • Оплата по заказу ー это приход, отображается автоматически после полной оплаты по заказу.

  • Предоплата — это приход, отображается автоматически, после внесения предоплаты по заказу.

  • Выплата — это расход, отображается автоматически, после выплаты денег клиенту из заказа.

  • Возврат переплаты по заказу ー это расход, отображается автоматически после оплаты по заказу, если клиент внес предоплату больше чем стоимость заказа.

  • Оплата за продажу ー это приход, отображается автоматически после оплаты за продажу.

  • Выплата по возврату клиента ー это расход, выплата денег по заказу или продаже при возврате клиенту (отображается автоматически).

  • Оприходование товаров ー это расход, отображается автоматически после оплаты оприходования, если был отмечен соответствующий чекбокс “Оплатить из кассы”.

  • Возврат денег от поставщика ー это приход, отображается автоматически после возврата денег от поставщика, если был отмечен соответствующий чекбокс “Приход денег в кассу”.

  • + Приход ー это приход денежных средств, который создается вручную при помощи кнопки “+ Приход”. Это может быть любой сторонний приход денег.

  • - Расход ー это расход денежных средств, который создается вручную при помощи кнопки “- Расход”. Это любые дополнительные траты.

  • Перемещение ー поскольку перемещение происходит между двумя кассами, то в одной (из которой деньги переносятся) ー это расход, в другой (в которую переносятся) ー это приход.

Приход и расход можно пометить тегами для быстрого поиска, а также регламентировать соответствующими статьями. Для этого на странице “Настройки > Общие” включите использование системы учета движения денежных средств. Там же можно добавить свои статьи.

Важно: статьи ДДС не могут использоваться для перемещения денежных средств, так как перемещение денег не является расходом или приходом денег из источников.

В РемОнлайн есть возможность вносить или расходовать деньги задним числом. Такая транзакция будет отмечена восклицательным знаком, а при наведении курсора можно увидеть фактическую дату и время совершения транзакции. Эта возможность регулируется отдельным правомМожет вносить, перемещать и расходовать деньги задним числом” в настройках роли сотрудника.

Отчет по кассе

Отчет показывает все движения денежных средств по кассе за выбранный период.

В первой колонке имя сотрудника и время совершения транзакции, дальше комментарий, тип транзакции и остаток денег в кассе на момент ее совершения.

Фискальные платежи отмечены соответствующей иконкой в таблице.

Отчет по кассе, как и большинство отчетов в РемОнлайн можно сразу распечатать или экспортировать на ваш ПК в виде Excel-файла.

Удаление и восстановление транзакций

Все ненужные транзакции можно удалить. Для этого нажмите два раза на транзакцию, а затем на кнопку удаления. При этом данные не пропадут, а будут зачеркнуты ー это значит, что транзакция удалена. При удалении транзакции сумма в кассе изменится в размере этой транзакции.

Удаление можно отменить, для этого нажмите два раза на транзакцию, а затем нажмите на кнопку “Восстановить”. Сумма в кассе изменится согласно проведенной транзакции.

Важно: при удалении фискального платежа вам необходимо сделать возврат или коррекцию по этому платежу в налоговой.

Обратите внимание, при удалении транзакции баланс самой кассы пересчитывается, но значение “Остаток” у транзакции не меняется ー в этом ее смысл, показать, сколько денег стало в кассе после совершения транзакции.

X-отчет и Z-отчет

Если у вас настроена интеграция с фискальным устройством, вы можете отправить команду для печати X-отчета и Z-отчета. Для этого есть соответствующие кнопки в правом верхнем углу.

Например, у вас есть 2 кассы: Наличная и Безналичная. К Наличной кассе подключен фискальный регистратор АТОЛ, а к Безналичной кассе подключен ШТРИХ-М. При нажатии кнопки “X-отчет” из наличной кассы ー команда для печати отчета будет отправлена на фискальный регистратор АТОЛ, который подключен к ПК.

Смена открывается автоматически после первой транзакции по заказу или продаже. Также смену можно открыть кликнув на кнопку “X-отчет” на вкладке “Платежи”.

Вы нашли ответ?