В этой статье вы узнаете об основных изменениях, связанных с появлением изделий в РемОнлайн и увидите пошаговую инструкцию для перехода к использованию изделий.

Вебинар “Пошаговая инструкция для перехода к использованию изделий” доступен на нашем Youtube-канале.

Что изменилось?

1. Системные поля “Тип устройства/Тип транспортного средства”, “Бренд/Марка”, “Модель”, “Серийный номер/IMEI/Гос.номер” из формы заказа стали пользовательскими. Соответственно изменились переменные, которые передают информацию из этих полей в шаблоны документов и оповещений.

Например, переменная #ИЗДЕЛИЕ-ТИП поменялась на #ЗАКАЗ-ТИП-УСТРОЙСТВА-24415, #ИЗДЕЛИЕ-БРЕНД на #ЗАКАЗ-БРЕНД-24415. В шаблонах документов и оповещений произошла автоматическая замена. Поэтому если вы не планируете использовать изделия, то вам не нужно редактировать шаблоны.

2. В фильтре заказов произошли следующие изменения:

  • Тип изделия/Тип транспорта” изменился на параметр “Группа”, который передает информацию из нового составного системного поля “Изделие” в форме заказа;

  • параметры “Бренд” и “Модель” теперь также передают информацию из нового составного системного поля “Изделие”.

Соответственно, если у вас были фильтры по параметрам “Тип изделия/Тип транспорта”, “Бренд”, “Модель” и вы хотите продолжить их применять — рекомендуем перейти к использованию изделий.

При этом фильтр будет работать и по старым полям в форме заказа, если вы не планируете использовать изделия.

3. В диалоговом окне клиента вкладки “Заказы” и “Продажи” стали одной вкладкой “Документы”. Также появилась новая вкладка “Изделия”, на которой будут отображаться все изделия, принадлежащие клиенту.

Что нужно сделать, чтобы перейти к использованию изделий?

Шаг 1. Настройте форму изделия.

Форма изделия — это поля, которые вы заполняете об устройстве/изделии клиента. То есть в ней не должна содержаться информация, которая относится к клиенту или к заказу.

Например, поле “Цвет” можно использовать в форме изделия, так как цвет устройства не поменяется. А поле “Неисправность” будет меняться в каждом заказе, соответственно это поле нужно использовать только в форме заказа.

1. Настройте форму изделия и выберите какие поля будут отображаться в форме заказа с помощью чекбокса “Показывать в форме заказа”.

Обратите внимание, что форме изделия есть два системных поля, которые нельзя удалить “Серийный номер/IMEI/VIN” и “Группа - Бренд - Модель - Модификация”.

Также для поля “Серийный номер/IMEI/VIN”, как для уникального идентификатора, по умолчанию включен чекбокс “Нельзя редактировать после создания”. Это сделано во избежание возможных махинаций со стороны сотрудников и для корректного использования этих данных при интеграции по API, но при необходимости вы можете снять галочку в этом чекбоксе.

Шаг 2. Миграция ваших существующих данных в новые поля формы изделия и в многоуровневый справочник изделий.

Для миграции данных необходимо написать в чат службы поддержки. Всего есть 2 опции:

1. Перенос данных из старых полей заказа в новые поля изделия.

Для этого напишите название старого поля в форме заказа (из которого необходимо взять данные) и название нового поля в форме изделия (в которое необходимо перенести данные).

Например, из старого поля “Тип устройства” в форме заказа перенести данные в новое поле “Группа” в форме изделия.

Важно: на основе данных из заказов будут созданы изделия клиентов. Список всех изделий вы сможете увидеть и отредактировать на странице “Склад > Изделия”.

2. Автоматическое заполнение многоуровневого справочника изделий на основании ваших текущих данных.

При переносе данных в новые поля мы можем сразу сформировать ваш многоуровневый справочник изделий.

Например, из всех данных, которые вы заполняли в поле “Тип устройства”, сформируется список “Группа” в справочнике изделий. Из данных в поле “Бренд” сформируется список брендов в справочнике изделий и так далее.

Важно: процесс миграции занимает какое-то время. Поэтому не удаляйте старые поля из формы заказа, чтобы сотрудники могли продолжать создавать заказы. А пока идет миграция у вас есть возможность выполнить следующие шаги.

Шаг 3. Добавьте и настройте склады изделий.

Склад изделий похож на склад товаров, но вы не сможете совершать продажи со склада изделий. Потому что изделием может быть рабочее оборудование или устройства ваших клиентов, которые временно находятся у вас на хранении.

Для всех сотрудников и клиентов автоматически создается один личный склад. Далее вам необходимо продумать внутреннюю логистику и создать все необходимые склады компании и локации, где могут храниться изделия.

Например, изначально изделие находится на складе клиента. Когда менеджер создал заказ, изделие перемещается на внутренний склад “Ждут ремонта”. После того как исполнитель взял заказ в работу, изделие перемещается на личный склад сотрудника. После завершения работ мастер перемещает изделие на внутренний склад “Выдача”. А когда клиент забрал свое устройство и заказ закрыт, то изделие снова переместилось на склад клиента.

Если вы используете аутсорсинг, то для каждого внешнего ресурса/источника можно создать отдельный склад, а потом перемещать туда клиентские изделия, когда вы фактически их передали на аутсорс. После того как вам вернули изделие с аутсорса, вы принимаете клиентское изделие обратно на свой внутренний склад компании.

Таким образом, вы сможете видеть:

  • сколько и каких клиентских изделий находится в вашей компании на ответственном хранении;

  • сколько изделий у каждого конкретного сотрудника;

  • сколько изделий ждут ремонта, а сколько ожидают выдачи;

  • сколько и каких изделий находится в работе на аутсорсинге и т.д.

Выбирать склад вручную при каждом перемещении изделия довольно затратно по времени и не исключает человеческий фактор. Поэтому перейдите к следующему шагу для настройки автоматического перемещения изделия при переходе в определенный статус.

Шаг 4. Настройка автоматического перемещения изделия между складами при изменении статуса заказа.

Для автоматизации работы с изделием вы можете настроить статусы заказов, чтобы при переходе в определенный статус изделие перемещалось на конкретный склад.

На странице “Настройки > Статусы > Заказы” откройте окно редактирования статуса и отметьте чекбокс “Перемещать изделие на ответственное хранение”. Затем выберите склад хранения и сохраните изменения.

Например, при переходе в статус “Диагностика” перемещать изделие на внутренний склад локации “Ждут ремонта”.

Затем, когда исполнитель берет заказ и меняет его статус на “В работе” — перемещаем изделие на склад сотрудника. Обратите внимание, что перемещение будет происходить на того сотрудника, который указан в поле “Ответственный исполнитель” в заказе.

При закрытии заказа возвращаем изделие на склад клиента.

Подробнее о настройке статусов для перемещения изделий вы можете узнать в этой статье.

Шаг 5. Миграция завершилась и теперь можно приступать к редактированию формы заказа и чистке справочника изделий.

1. Наведите порядок в справочнике изделий. Так как после миграции вы можете обнаружить, что есть много значений с ошибками. Подробнее об удалении и объединении элементов справочника изделий в этой статье.

2. Затем перейдите в форму заказа и добавьте системное поле “Изделие”. После этого, отмеченные поля из формы изделия начнут отображаться в заказах. Карточки изделий, которые уже есть на складе после миграции, также начнут отображаться и в заказе. Сделайте этот шаг во всех нужных типах заказов.

3. Удалите старые поля из формы заказа, которые уже не будут использоваться: “Тип устройства/Тип транспортного средства”, “Бренд/Марка”, “Модель”, “Серийный номер/IMEI/Гос.номер”.

Шаг 6. Редактирование шаблонов документов и шаблонов оповещений.

Так как системные переменные автоматически изменились на пользовательские, то после настройки формы изделия вам нужно заменить их.

Для этого перейдите на страницу “Настройки > Шаблоны документов” / “Настройки > Оповещения” и подставьте необходимые переменные из блока “Изделие”. Подробнее о значении каждой переменной в этой статье.

Вы нашли ответ?