В РемОнлайн есть возможность организовать аренду и прокат изделий для клиентов. В этой статье описан стандартный процесс для работы.

Предварительные настройки

Шаг 1. Создайте и настройте необходимые склады изделий на странице “Настройки > Склады”.

С помощью разных складов изделий вы сможете отслеживать внутреннюю логистику. Например, у вас могут быть склады:

  • Готов к аренде — то есть устройство/оборудование в рабочем состоянии и готово к сдаче в аренду или прокат

  • После аренды — устройство/оборудование только вернулось из аренды и необходимо проверить работоспособность, провести чистку и т.д.

  • Ждут ремонта — этот склад может пригодиться в том случае, если ваша компания занимается ремонтом своего же устройства/оборудования

Кроме этого для каждого клиента и сотрудника автоматически создается личный склад, который не отображается в общем списке, но может использоваться для перемещения.

Шаг 2. Настройте автоматическое перемещение изделий по статусам на странице “Настройки > Статусы > Заказы”.

Например, изначально изделие находится на складе компании “Готов к аренде”. При переходе в статус “В работе” изделие перемещается на склад Клиента.

Затем, когда заказ переводится в статус “Готов” — изделие нужно переместить на склад “После аренды”.

После завершения проверки работоспособности заказ закрывается, а изделие перемещается на склад “Готов к аренде”.

Готово! Теперь при переходе в этот статус заказа, менеджеру необходимо подтвердить перемещение или изменить место назначения при необходимости.

Важно: для корректной работы этой функции сотруднику необходимо включить право “Может перемещать изделия” в настройках его роли.

Шаг 3. Загрузите ваши устройства/оборудование, которые планируете сдавать в аренду на склад изделий.

Для этого перейдите на страницу “Склад > Изделия” и создайте изделия. Подробнее о добавлении новых изделий в этой статье.

При создании изделий обратите внимание, что владельцем таких изделий является ваша компания. В системном поле “Стоимость” вы можете указать залоговую цену изделия.

Создание заказа для аренды или проката

1. Нажмите кнопку “+ Заказ” на странице “Заказы”.

  • выберите тип заказа “Аренда”;

  • добавьте изделие, которое пойдет в аренду. Для этого начните писать серийный номер или название изделия в поле “Серийный номер”;

  • укажите клиента, который берет изделие в аренду;

  • установите время записи (то есть время начала аренды) и длительность;

Важно: обязательно указывайте сначала изделие, а потом клиента, который арендует изделие! Если вы сначала выберите клиента, то при выборе изделия не сможете увидеть те, которые принадлежат вашей компании (будут отображаться только те изделия, которые принадлежат этому клиенту).

  • укажите дополнительную информацию (напоминаем, что форма заказа настраивается и вы в любой момент можете изменить порядок полей, добавить новые или удалить ненужные);

  • в поле “Дата готовности” можно указать дату и время окончания аренды. Если сотрудник не переведет заказ в статус “Готов” до этой даты (то есть клиент не вернет изделие вовремя), то в таблице будет отображаться время просрочки;

  • при необходимости укажите размер предоплаты (залога) и назначьте ответственных сотрудников.

В конце выберите документ для печати и нажмите кнопку “Создать” или “Создать и открыть”. Если клиент вносил предоплату, то вам нужно будет выбрать кассу для внесения денежных средств.

Готово! Заказ успешно создан и отображается в таблице и в Планировщике.

Обработка и закрытие заказа для аренды и проката

Переходим в созданный заказ и в поле “Выполненная работа” добавляем нужную услугу.

Рекомендуем указывать цену услуги за минимальный отрезок времени, который доступен для аренды в вашей компании (например 1 час). Таким образом, когда клиент арендует изделие на 3 часа вы просто добавляете услугу в количестве 3 штуки.

При изменении статуса заказа изделие будет перемещаться по уже настроенным складам изделий. В результате вы всегда сможете видеть какие изделия и у каких клиентов находятся в аренде, какие изделия проходят проверку после аренды, а какие готовы к сдаче.

Подробнее о том, как закрыть заказ и принять оплату от клиента, а также как зафиксировать отказ от услуг в РемОнлайн, читайте в статье по ссылке.

Вы нашли ответ?